Integrierte Managementsysteme bei der EFB GmbH

Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, steigende Kundenanforderungen an Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz mit begrenzten personellen Ressourcen umzusetzen. Auch bei der EFB GmbH in Blankenfelde-Mahlow stellte sich diese Frage sehr konkret.

Ausgangssituation bei EFB

Die EFB GmbH ist ein mittelständisches Fertigungsunternehmen mit rund 40 Mitarbeitenden und hoher Variantenvielfalt. Unsere Kernkompetenzen liegen in der Leiterplattenbestückung, Kabelkonfektionierung, im Gerätebau sowie in der mechanischen Fertigung. Als Zulieferer für anspruchsvolle Branchen – darunter die Forschung und Industrie – sind die Anforderungen an Qualität, Rückverfolgbarkeit und Prozesssicherheit entsprechend hoch. Neben der Fertigungsqualität spielen Umweltaspekte, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie zunehmend auch Anforderungen an die Informationssicherheit eine zentrale Rolle. Kundenaudits nach VDA 6.3 und die Erwartung zertifizierter Managementsysteme sind für uns längst Alltag.

Grundprinzip: Integration statt Insellösungen

Statt mehrere parallele Managementsysteme aufzubauen, haben wir ein integriertes Managementsystem (IMS) eingeführt, das drei international anerkannte Normen unter einem Dach vereint – ergänzt um die Anforderungen der Informationssicherheit:

• ISO 9001 – Qualitätsmanagement: Sicherstellung gleichbleibend hoher Fertigungsqualität und Rückverfolgbarkeit über alle Produktionsschritte hinweg.
• ISO 14001 – Umweltmanagement: Systematische Erfassung und Steuerung unserer Umweltaspekte – von Energieverbrauch über Abfallmanagement bis hin zum Klimaschutz.
• ISO 45001 – Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit: Schutz unserer Mitarbeitenden durch systematische Gefährdungsbeurteilungen und präventive Maßnahmen.
• ISO/IEC 27001 – Informationssicherheit: Schutz sensibler Kunden- und Unternehmensdaten durch ein systematisches Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) mit umfassender Risikoanalyse auf Basis der Kundenanforderungen in unser IMS integriert.

Gemeinsame Prozesse, eine einheitliche Dokumentationslogik und klare Verantwortlichkeiten bilden die Grundlage. Durch die Integration vermeiden wir Doppelarbeit und stellen sicher, dass Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz und Informationssicherheit nicht als Einzelthemen, sondern als Bestandteil jedes Prozesses verstanden werden.

Werkzeuge und Umsetzung

Bewusst haben wir auf komplexe Spezialsoftware verzichtet. Zum Einsatz kommen überwiegend Microsoft-Office-Werkzeuge – insbesondere Excel mit gezielter VBA-Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben wie Auditprotokolle, Risikobewertungen und Kennzahlentracking. Ergänzt wird dies durch klare Strukturen, verständliche Prozessbeschreibungen und überschaubare Kennzahlen.
Dieser Ansatz hat einen entscheidenden Vorteil: Jeder Mitarbeitende kann mit den vorhandenen Werkzeugen arbeiten, ohne zusätzliche Schulungen für Spezialsoftware zu benötigen. Das fördert Akzeptanz und senkt Kosten – ein wichtiger Faktor für ein Unternehmen unserer Größe.

Audits und fortlaufende Verbesserung

Interne Audits dienen bei uns als Verbesserungsinstrument, nicht als reine Pflichtübung. Managementbewertungen werden kompakt und praxisnah durchgeführt – mit klarem Fokus auf Handlungsbedarf und messbare Ergebnisse.
Auch externe Audits, etwa Kunden-Prozessaudits nach VDA 6.3, nutzen wir aktiv zur Weiterentwicklung. Die dort gewonnenen Erkenntnisse fließen direkt in unsere Verbesserungsprozesse ein und stärken die Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

Ausblick: Bereit für die nächsten Schritte

Managementsysteme sind kein statisches Konstrukt. Mit den anstehenden Normübergängen – insbesondere ISO 9001:2026, ISO 14001:2026 sowie ISO 45001:2027 – stehen auch für uns neue Anforderungen an, die wir frühzeitig in unser IMS integrieren. Themen wie Klimaschutz, Lieferkettenverantwortung und die fortschreitende Digitalisierung werden dabei eine zunehmende Rolle spielen. Darüber hinaus bereiten wir den Einstieg in ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 vor – aufbauend auf langjähriger Erfahrung unseres IMS-Beauftragten im Energiemanagement und bereits geschaffenen Grundstrukturen.

Fazit

Das integrierte Managementsystem unterstützt bei der EFB GmbH stabile Prozesse, transparente Abläufe und erfolgreiche Audits. Unsere Erfahrung zeigt: Wirksame Managementsysteme sind auch im KMU realisierbar – wenn sie pragmatisch gedacht, konsequent umgesetzt und als echtes Führungsinstrument gelebt und fortlaufend weiterentwickelt werden.