Integrierte Managementsysteme bei der EFB GmbH

Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, steigende Kundenanforderungen an Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz mit begrenzten personellen Ressourcen umzusetzen. Auch bei der EFB GmbH in Blankenfelde-Mahlow stellte sich diese Frage sehr konkret.

Ausgangssituation bei EFB

Die EFB GmbH ist ein mittelständisches Fertigungsunternehmen mit rund 40 Mitarbeitenden und hoher Variantenvielfalt. Unsere Kernkompetenzen liegen in der Leiterplattenbestückung, Kabelkonfektionierung, im Gerätebau sowie in der mechanischen Fertigung. Als Zulieferer für anspruchsvolle Branchen – darunter die Forschung und Industrie – sind die Anforderungen an Qualität, Rückverfolgbarkeit und Prozesssicherheit entsprechend hoch. Neben der Fertigungsqualität spielen Umweltaspekte, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie zunehmend auch Anforderungen an die Energieeffizienz und Informationssicherheit eine zentrale Rolle. Kundenaudits nach VDA 6.3 und die Erwartung zertifizierter Managementsysteme sind für uns längst Alltag.

Grundprinzip: Integration statt Insellösungen

Statt mehrere parallele Managementsysteme aufzubauen, haben wir ein integriertes Managementsystem (IMS) eingeführt, das drei international anerkannte Normen unter einem Dach vereint – ergänzt um Anforderungen zum Energiemanagement und zur Informationssicherheit:

• ISO 9001 – Qualitätsmanagement (zertifiziert): Sicherstellung gleichbleibend hoher Fertigungsqualität und Rückverfolgbarkeit über alle Produktionsschritte hinweg.
• ISO 14001 – Umweltmanagement (zertifiziert): Systematische Erfassung und Steuerung unserer Umweltaspekte – von Energieverbrauch über Abfallmanagement bis hin zum Klimaschutz.
• ISO 45001 – Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (zertifiziert): Schutz unserer Mitarbeitenden durch systematische Gefährdungsbeurteilungen und präventive Maßnahmen.
• ISO 50001 – Energiemanagement (integriert): Systematische Erfassung und Bewertung unseres Energieeinsatzes – aufbauend auf dem Umweltmanagement, jedoch mit eigenen Kennzahlen (EnPIs), energetischer Ausgangsbasis und Schwerpunkt auf wesentlichen Energieverbrauchen (SEU). Die Integration erfolgt strukturell vollständig nach ISO 50001, eine formelle Zertifizierung ist derzeit nicht vorgesehen, bleibt jedoch als Option offen.
• ISO/IEC 27001 – Informationssicherheit (integriert): Schutz sensibler Kunden- und Unternehmensdaten durch ein systematisches Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) mit umfassender Risikoanalyse auf Basis der Kundenanforderungen. Die Umsetzung erfolgt strukturell entlang der ISO/IEC 27001 und ist über Statement of Applicability, Risikoanalyse und zugehörige Richtlinien abgedeckt; eine formelle Zertifizierung ist derzeit nicht vorgesehen, bleibt jedoch als Option offen.

Gemeinsame Prozesse, eine einheitliche Dokumentationslogik und klare Verantwortlichkeiten bilden die Grundlage. Durch die Integration vermeiden wir Doppelarbeit und stellen sicher, dass Qualität, Umwelt, Energie, Arbeits- und Informationssicherheit nicht als Einzelthemen, sondern als Bestandteil jedes Prozesses verstanden werden.

Werkzeuge und Umsetzung

Bewusst haben wir auf komplexe Spezialsoftware verzichtet. Zum Einsatz kommen überwiegend Microsoft-Office-Werkzeuge – insbesondere Excel mit gezielter VBA-Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben wie Auditprotokolle, Risikobewertungen und Kennzahlentracking. Ergänzt wird dies durch klare Strukturen, verständliche Prozessbeschreibungen und überschaubare Kennzahlen.
Dieser Ansatz hat einen entscheidenden Vorteil: Jeder Mitarbeitende kann mit den vorhandenen Werkzeugen arbeiten, ohne zusätzliche Schulungen für Spezialsoftware zu benötigen. Das fördert Akzeptanz und senkt Kosten – ein wichtiger Faktor für ein Unternehmen unserer Größe.

Audits und fortlaufende Verbesserung

Interne Audits dienen bei uns als Verbesserungsinstrument, nicht als reine Pflichtübung. Managementbewertungen werden kompakt und praxisnah durchgeführt – mit klarem Fokus auf Handlungsbedarf und messbare Ergebnisse.
Auch externe Audits, etwa Kunden-Prozessaudits nach VDA 6.3, nutzen wir aktiv zur Weiterentwicklung. Die dort gewonnenen Erkenntnisse fließen direkt in unsere Verbesserungsprozesse ein und stärken die Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

Energiemanagement: Pragmatische Integration statt Parallelsystem

Energie- und Klimaaspekte gewinnen auch in unserer Branche an Bedeutung – sowohl aus regulatorischer Sicht als auch aufgrund konkreter Kundenanforderungen, etwa im Rahmen von Carbon-Reporting-Programmen unserer Großkunden. Wir haben uns daher entschieden, die Anforderungen der ISO 50001 strukturell in unser bestehendes IMS zu integrieren, anstatt ein weiteres, separates System aufzubauen.
Grundlage bildet eine energetische Bewertung unserer Standorte und Prozesse mit klar definierten wesentlichen Energieverbrauchen (SEU) – darunter Wärmeversorgung, Druckluft, Fertigungsanlagen sowie die Ladeinfrastruktur für Dienstfahrzeuge. Auf dieser Basis steuern wir den Energieeinsatz über zielgerichtete Kennzahlen (EnPIs), beispielsweise die gebäude- und außentemperaturbezogene Wärmeeffizienz. Ergänzend erfassen wir in einem Klimakataster die CO₂-relevanten Einflussgrößen und verfolgen deren Entwicklung im Zeitverlauf.
Auch hier gilt unser Grundsatz: Die Umsetzung erfolgt mit Bordmitteln – überwiegend in strukturierten Excel-Arbeitsmappen mit VBA-Unterstützung. Energiebezogene Anforderungen sind dort eingearbeitet, wo sie wirken: in der Beschaffung, in der Investitionsplanung und im Management Review. So entsteht ein Energiemanagement, das in den Alltag passt und echten Steuerungsnutzen hat, ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand zu erzeugen.

Ausblick: Bereit für die nächsten Schritte

Managementsysteme sind kein statisches Konstrukt. Mit den anstehenden Normübergängen – insbesondere ISO 9001:2026, ISO 14001:2026 sowie ISO 45001:2027 – stehen auch für uns neue Anforderungen an, die wir frühzeitig in unser IMS integrieren. Themen wie Klimaschutz, Lieferkettenverantwortung und die fortschreitende Digitalisierung werden dabei eine zunehmende Rolle spielen. Die strukturelle ISO-50001-Integration ist weitgehend abgeschlossen; im Fokus stehen nun der Ausbau der Datenbasis, die Verfeinerung unserer EnPIs sowie die Auswertung von Verbesserungsmaßnahmen in den Bereichen Wärmeversorgung und Mobilität.

Fazit

Das integrierte Managementsystem unterstützt bei der EFB GmbH stabile Prozesse, transparente Abläufe und erfolgreiche Audits. Unsere Erfahrung zeigt: Wirksame Managementsysteme sind auch im KMU realisierbar – wenn sie pragmatisch gedacht, konsequent umgesetzt und als echtes Führungsinstrument gelebt und fortlaufend weiterentwickelt werden.